A área trabalhista é uma das que mais exigem atenção do gestor.
Isso acontece devido a estar diretamente ligada à motivação dos funcionários ou por ser uma área que é alvo frequente de agentes fiscalizadores. Nesse contexto, o registro de empregados, dependendo da maneira como é feito, pode se tornar uma questão sensível e trazer vulnerabilidades para o seu negócio.
Então, tão importante quanto selecionar a pessoa adequada ao cargo proposto são os processos de registro do novo funcionário. É sobre ele que iremos falar nas próximas linhas.
Por que registrar o empregado?
Registrar o empregado é bom para o seu negócio, para o trabalhador e para toda a sociedade. Ao fazê-lo, você impede que sua empresa seja um alvo fácil de agentes governamentais, correndo o risco de ter que fazer desembolsos desnecessários com multas e sofrer ações judiciais trabalhistas que possam resultar no pagamento de indenizações.
Já o empregado registrado tem seus direitos garantidos. Isso impacta diretamente na produtividade do indivíduo, pois ele se percebe respeitado sua empresa e amparado, em casos de imprevistos ou demissão, pela contribuição com o INSS. O registro de empregados também ajuda o funcionário a se preparar para sua aposentadoria.
Registrar seus empregados também ajuda a fortalecer as leis do país e permite que haja mais destinação de recursos para melhorias sociais, por meio do recolhimento de impostos e contribuições. Pensando nisso, relacionamos alguns pontos para os quais sua empresa deve se atentar ao registrar seus funcionários.
1- Tenha cuidado com a documentação necessária para o registro do empregado
Para proceder ao registro do funcionário, é necessário possuir algumas informações, as quais também serão usadas para repassar aos órgãos públicos. É importante solicitar os seguintes documentos:
– Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): deverá ser devolvida ao trabalhador, no máximo, em 48 horas;
– Comprovante de residência;
– Registro Geral (RG);
– Comprovante de Pessoa Física (CPF);
– Título de Eleitor;
– Certificado de Reservista ou prova de alistamento militar (para homens).
Existem alguns documentos que podem variar de acordo com a vaga. Alguns deles são:
– Documentos emitidos por entidades de classes (CRC, OAB e CRM);
– Certidão de Casamento;
– Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (para efeito de salário família).
Para efeito de registro, o tempo de posse desses documentos não devem exceder o prazo de 5 dias. Também é necessário realizar o exame de admissão antes de efetivar a contratação. Ele indicará se o funcionário está com saúde apta para a função que será exercida.
2- Guarde as informações do registro de empregados pelo período certo
Sobre o registro de empregados, outro aspecto importante é relacionado ao tempo de guarda dos documentos. Os prazos sobre o arquivamento de informações estão pulverizados em várias leis diferentes. Esse assunto fica mais complicado ao passo que se percebe que o registro de empregados envolve aspectos da área trabalhista e previdenciária.
Mas, de regra geral, a maioria dos documentos precisam ser arquivados por até 10 anos. Porém, existem algumas exceções, como aqueles relacionados ao salário família, que precisam ser mantidos por 20 anos, e a GFIP, que precisa ser guardada por até 30 anos.
Conversar com um contador é importante para evitar guardar documentos desnecessariamente ou eliminar de forma indevida aqueles que podem ser cobrados em fiscalizações ou em demandas judiciais.
3- Leve em consideração as mudanças trazidas pelo eSocial ao fazer o registro de empregados
Se antes o registro de empregados poderia ser deixado para ser feito no início do próximo mês, com data retroativa e junto com o fechamento mensal, o eSocial trouxe uma nova realidade para as empresas. A partir de agora, elas deverão enviar a declaração com informações sobre a admissão do novo funcionário com até um dia de antecedência. Dessa maneira, é fundamental que se tenha muita atenção quanto aos prazos para o envio dessas informações junto ao eSocial.
Além disso, é necessário o envio de dados detalhados sobre o novo funcionário, tais como:
– Documentos de identificação;
– Escolaridade;
– Informações bancárias;
– Deficiências;
– Dependentes;
– Informações sobre o tipo de vínculo empregatício;
– Remuneração e periodicidade em que o pagamento será feito;
– Jornada de trabalho, função e local de trabalho.
É imprescindível que os seus processos contemplem as mudanças trazidas com o eSocial. Perceba que o não envio de informações deixa a empresa vulnerável a sanções.
4- Evite erros ao fazer o registro de empregados
Embora admitir funcionários seja uma prática corriqueira em muitas empresas, é fácil se deparar com problemas que podem ser facilmente evitados. Considerando esta premissa, relacionamos abaixo alguns dos erros mais frequentes dos quais seu empreendimento deve se precaver:
– Não coletar as informações corretas;
– Registrar dados errados do funcionário;
– Reter a carteira de trabalho por período maior do que o devido;
– Não adequar as rotinas de contratação ao eSocial;
– Não deixar claro para o empregado quais documentos e informações deverão ser enviadas à empresa;
– Registrar dados incorretos na carteira de trabalho ou rasurá-la;
– Não deixar explícito aos funcionários os seus direitos (por exemplo, os constantes no holerite, tais como periculosidade, horas extras, insalubridade e o adicional noturno) e deveres (jornada de trabalho, períodos de descanso, tipo de vínculo empregatício, dentre outros).
Lembre-se de que esses são apenas alguns dos aspectos que devem ser levados em consideração. Logo, dependendo do tamanho da sua empresa e da rotatividade dos funcionários, essa lista poderá ser bem mais extensa. Uma ótima estratégia é realizar um checklist, relacionando os principais pontos que devem ser considerados ao contratar novos funcionários.
O registro de empregados, embora simples, requer atenção quanto às informações que devem ser coletadas. Realizá-lo da maneira correta não é apenas uma obrigação da empresa, mas também uma maneira de motivar seus trabalhadores e torná-los mais produtivos e satisfeitos com sua atividade, sendo um exercício da cidadania.
Ao realizar um processo adequado de registro de empregados — principalmente, com a ajuda do seu contador, você poderá ajudar a evitar situações embaraçosas e, consequentemente, sanções desnecessárias.
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