eSocial: o que é e como funciona?
15/04/2021

eSocial: o que é e como funciona?

eSocial? As obrigações burocráticas no cotidiano de um departamento de Recursos Humanos podem tomar muito tempo e, se não tomar cuidado, podem causar confusão e o atraso de envio de documentações importantes. 

Para diminuir os encargos e integrar vários sistemas em um só lugar, o Governo Federal criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial. Ele reúne os dados de cunho trabalhista, fiscal e previdenciário, como o pagamento do INSS, os de auxílio-doença, FGTS, entre muitos outros.

Neste artigo, você entenderá como funciona o eSocial, quem deve aderir a esse sistema e quais são as mudanças que ocorreram ao longo do tempo. Confira:

O que é o eSocial?

Em uma única base, você tem acesso a vários órgãos e entidades governamentais, como a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego. Ainda está sendo implementado aos poucos, mas quando terminar, a ideia é que se crie um sistema unificado de folha de pagamento digital, com informações referentes ao trabalhador, vindo de todas as entidades mencionadas acima. 

Dessa forma, facilitará a gestão dos processos das empresas, o Governo Federal terá informações mais precisas sobre os trabalhadores no mercado de trabalho. Além disso, evita a sonegação de impostos e garante o recebimento de direitos trabalhistas e previdenciários.

Como o eSocial facilita a movimentação de documentos de uma empresa?

Ao utilizar o eSocial, a empresa pode enviar para um mesmo local documentos importantes como:

– Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

– Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP)

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

– Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Todos esses registros em um mesmo sistema facilita a forma como as empresas repassam informações para o governo, também evitam inconsistência e impossibilita o envio duplicado de dados.

Mudanças ocorridas em 2020

No ano passado o sistema passou por alterações, para simplificar a plataforma e dividir melhor as categorias. Essas alterações foram estabelecidas pela Medida Provisória da Lei da Liberdade Econômica.

Essa lei apresentou principalmente orientações quanto à quantidade de informações necessárias, a simplificação da plataforma e a entrada de micro e pequenas empresas na base de dados.

Antes, eram necessários adicionar cerca de 900 dados diferentes sobre cada funcionário, o que causava muito trabalho para quem preenchia o sistema. Depois da MP, 500 informações são necessárias, com menos campos a serem preenchidos. Dessa forma, as informações exigidas diminuíram entre 40% e 50%.

Outro ponto fundamental dessa MP é que agora o CPF pode ser utilizado como identificação única do funcionário, dentro da base de dados.

Quais empresas devem adotar?

Todos que contratam prestadores de serviço, seja empresa ou pessoa física, deve se cadastrar no eSocial. O cadastro é obrigatório no caso da contratação gerar obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.

Ou seja, os empregadores pessoa física que possuem empregados domésticos, além de possuir o controle do ponto, também devem ficar atentos aos prazos e ao envio de informações para o eSocial. 

Já quem é empregador pessoa jurídica deve aderir ao eSocial, independente do porte, setor de atuação ou valores de faturamento. Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) com um funcionário também devem enviar as informações necessárias para o banco de dados.

Como funciona a unificação do eSocial?

Como já dito anteriormente, o eSocial foi criado para que vários documentos e obrigações sejam enviadas para o mesmo lugar. Dessa forma, facilita a organização da empresa e, por outro lado, a fiscalização do Governo.

Atualmente, existem 15 documentos unificados na base de dados:

CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;

CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;

CD — Comunicação de Dispensa;

DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

Folha de pagamento;

GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

GPS — Guia da Previdência Social;

GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;

Livro de Registro de Empregados;

MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;

PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;

Quadro de Horário de Trabalho;

RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.

Utilizando o eSocial

Os documentos de várias etapas da vida do trabalhador, com dados previdenciários, trabalhistas e tributários, são enviados pelo eSocial. É preciso treinar sua equipe de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal para não apenas saber manusear o sistema, mas também porque existem prazos e datas diferentes, dependendo da informação a se enviar.

Por exemplo, a admissão deve ser enviada até um dia antes da data estipulada no contrato. Já demissões e aviso-prévio devem ser enviados até 10 dias a partir da data do desligamento do funcionário. Sua equipe de RH ou DP precisa estar em dia com as regras e prazos do eSocial.

Para utilizar o sistema, sua empresa deve obter um certificado digital, para assinar os documentos e enviá-los. Para conseguir um, entre em contato com uma das Autoridades Certificadoras no Brasil, uma espécie de cartório digital, para a emissão do seu certificado. ou entre em contato conosco que te ajudamos a obtê-lo!

Caso você seja um empregado doméstico, MEI, ME ou EPP que utiliza o Simples Nacional com até um empregado, não é necessário o certificado digital para utilizar o eSocial.

O que são os eventos do eSocial?

Os chamados eventos são declarações e formulários que você precisa enviar para o eSocial. Existem mais de 40 eventos diferentes, cada um com seus prazos e regras de envio. São divididos em três tipos de eventos:

1) Eventos iniciais: aqueles que são enviados uma única vez, geralmente no cadastro inicial do eSocial.

2) Eventos periódicos: aqueles que possuem um prazo recorrente, como folhas de pagamento. Devem ser enviados até o dia 7 do mês seguinte ou último dia útil imediatamente anterior.

3) Eventos não periódicos: aqueles que não possuem prazo de envio definido, como a admissão de um funcionário.

Determinados eventos dependem de envios anteriores, então preste atenção nos prazos e confira sempre se há algum envio pendente. 

Multas relacionadas

É importante se preparar e ter funcionários treinados para utilizar o eSocial. Atrasos no envio de declarações ou documentos podem gerar multas (da mesma forma que antes da implementação do sistema).

Alguns exemplos de dados que devem ser informados corretamente são: falta de registro de admissão, falta de exames médicos e alterações em dados cadastrais. 

O valor da multa por falta de exames médicos varia entre R$ 402 e R$ 4025. Já não informar sobre funcionários afastados temporariamente pode gerar multa de até R$ 181.300. A multa por omitir dados sobre acidente de trabalho varia entre o limite mínimo e o máximo de salário de contribuição, além de dobrar o valor em casos reincidentes.

Alterações na implementação do eSocial

As empresas estavam seguindo um cronograma do governo para implementação do eSocial. No entanto, a Portaria Conjunta n°55, publicada em 3 de setembro do ano passado, suspendeu temporariamente esse cronograma por conta da pandemia do Covid-19.

Por enquanto, as empresas que já começaram o processo devem seguir normalmente. Quem ainda não começou não terá nenhum tipo de penalidade, pelo menos enquanto esta Portaria estiver ativa.

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O eSocial é um sistema essencial no dia a dia da sua empresa. Não deixe de implementar e treine sua equipe de RH ou DP para que ela saiba utilizá-lo de forma correta.

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