Com a pandemia do novo coronavírus no Brasil, um novo modelo de trabalho teve que ser implementado de forma abrupta devido à necessidade de isolamento social: o trabalho remoto.
Praticado por poucas empresas de diferentes segmentos há alguns anos, essa modalidade de trabalho passou a satisfazer a necessidade de muitas organizações que passaram a estudar a possibilidade de voltar às suas atividades através de escritórios híbridos mesmo quando terminar a pandemia.
Contudo, é preciso ter bastante cuidado para implementar esse formato em um negócio de forma eficiente, sem prejudicar os colaboradores e os clientes. Pensando nisso, neste artigo iremos falar um pouco mais sobre os escritórios híbridos e como esses espaços podem ser utilizados pelas empresas da melhor forma. Vamos lá?
O que é um escritório híbrido?
Pensado especificamente para permitir que o colaborador tenha uma relação empregatícia mais flexível com a empresa e melhor qualidade de vida, o modelo de escritório híbrido é aquele em que existem duas formas de trabalho: a presencial e a remota.
Cada organização possui seu modelo de funcionamento e determina as regras a serem seguidas pelos seus funcionários, mas de maneira geral elas permitem que seus colaboradores realizem suas atividades através do home office e compareçam ao espaço físico apenas para a realização de atividades específicas, intercalando assim o trabalho remoto e presencial.
Para aquelas empresas que não precisam ou desejam que suas operações não sejam 100% remotas ou presenciais, aproveitando as vantagens de cada forma de trabalho, o escritório híbrido se tornou a opção mais interessante a ser seguida.
Por que utilizar o modelo?
Os escritórios híbridos têm se tornado uma tendência bastante relevante e altamente benéfica para os empreendimentos que utilizam o modelo de trabalho.
Para comprovar, separamos algumas das vantagens desse formato de trabalho. Olha só:
#1. Flexibiliza a jornada
Há alguns anos os profissionais das mais diversas áreas buscam ambientes de trabalho mais dinâmicos e que permitam uma maior flexibilidade com relação à realização das suas tarefas, e os escritórios híbridos permitem que esse objetivo seja atingido.
De maneira geral, ao aderir o modelo de trabalho híbrido, os colaboradores poderão mudar seus ambientes de trabalho, adaptar seu local conforme desejam e com o conforto que precisam, e até mesmo garantir uma jornada com horários mais flexíveis caso o negócio permita.
#2. Reduz custos
Essa vantagem é bem fácil de provar com base no que já sabemos: quanto menor o número de pessoas em um ambiente de trabalho, menor serão os gastos com infraestrutura de maneira geral. Contas de energia elétrica, internet, material de escritório, telefone, entre outras, poderão ser reduzidas facilmente.
Além disso, é importante também levar em conta que os gastos com colaboradores podem ser diminuídos já que o home office permite que eles trabalhem sem que haja a necessidade de deslocamento diário de casa ao escritório, permitindo que o pagamento do benefício seja realizado de forma parcial. E aqui, não é só a empresa que ganha, o colaborador acaba ganhando qualidade de vida, por não ter que enfrentar transportes lotados e trânsito engarrafado todos os dias da semana.
#3. Otimiza processos
Com a realização das atividades passando a ocorrer de forma online, os escritórios precisam adequar suas tarefas a esse formato para garantir que elas continuem sendo realizadas mantendo o padrão de qualidade e respeitando prazos e, para isso, se faz necessária uma revisão dos processos.
Nesse contexto, essa reestruturação irá permitir que os processos sejam avaliados e, ao buscar uma nova maneira de execução, eles irão se tornar mais eficientes, garantindo uma melhoria e ajudando no aumento da produtividade já que possíveis gargalos serão reduzidos.
#4. Fortalece a cultura
Apesar de parecer que o modelo híbrido distancia o relacionamento dos colaboradores entre si, permitir que eles tenham flexibilidade com a realização das suas tarefas de forma remota acaba criando um sentimento de identificação dos colaboradores com a empresa, os aproximando da cultura e aumentando a felicidade deles.
Além disso, ao utilizar esse modelo eles poderão melhorar o desempenho das suas atividades, aumentando assim o engajamento e fortalecendo os laços.
#5. Atrai e retém talentos
O número de profissionais que buscam vagas com modelo home office e horário flexível tem aumentado cada vez mais, tornando o modelo de escritórios híbridos uma vantagem competitiva para quem o utiliza.
Por se tratar de uma característica considerada um diferencial, os escritórios híbridos se colocam à frente de outras empresas na busca por novos talentos, podendo assim conseguir atrair os melhores profissionais do mercado e garantir uma maior retenção do atual quadro de funcionários.
Implementação
A transição de uma empresa com modelo de trabalho presencial para um escritório híbrido pode ser desafiadora, portanto, é imprescindível que alguns pontos importantes sejam considerados e ações sejam colocadas em prática.
Para isso, alguns exemplos são:
1. Fazer um planejamento
Para iniciar a utilização do modelo de escritório híbrido é muito importante analisar se a empresa realmente combina com o formato.
Uma boa opção é verificar como foram os últimos anos, com e sem pandemia, e fazer comparações entre o que piorou e melhorou, sempre levando em conta a opinião dos colaboradores do empreendimento.
Escolheu prosseguir com o formato? Então chegou a hora de criar um plano de ação se baseando nos seguintes pontos:
- Como será feita a transição total?
- Quais processos precisam ser remodelados?
- Quais os custos envolvidos?
- Como medir a eficiência da aplicação?
- Quais tecnologias serão necessárias?
As respostas para essas perguntas irão nortear a implantação e ajudar a empresa a atingir suas metas utilizando um formato de negócio com diversos benefícios.
2. Estabelecer regras
Como os escritórios híbridos podem acabar gerando um distanciamento entre os colaboradores devido ao seu formato de home office, é muito importante estabelecer procedimentos e normas de forma a garantir que todos eles estejam em sintonia.
Para isso, deve-se definir com os colaboradores como será a rotina deles e o que a empresa espera que eles façam, quais as orientações sobre os equipamentos, como irão funcionar os horários e quaisquer outras questões pertinentes, mesmo aquelas consideradas “básicas”. Tudo isso deverá ser inserido em contrato para assegurar tanto a organização como o colaborador.
3. Focar na experiência dos colaboradores
Para que o modelo seja sustentável é muito importante estar atento a como os funcionários se sentem com ele.
Uma boa dica para isso acontecer é permitir que cada um deles escolha em quais dias trabalharão no escritório e em home office, e tenham uma flexibilidade de trabalho, mas sempre considerando também as necessidades da empresa, gerando benefícios para ambos os lados.
Pontos de atenção!
Após a implementação, fazer o acompanhamento das atividades é fundamental e alguns pontos específicos que podem gerar problemas devem ser observados, como:
- Comunicação: Com a distância, a comunicação entre os colaboradores pode acabar sendo um problema caso a empresa não invista em tecnologias favoráveis para o desenvolvimento das atividades. Assim, deve-se buscar ao máximo soluções para esse possível problema de forma que o padrão de qualidade dos atendimentos seja mantido mesmo trabalhando de casa;
- Segurança das informações: A maioria das empresas lida com informações sigilosas e é muito importante estabelecer regras sobre o uso de dados e garantir que a cibersegurança esteja em dia. Para isso, é fundamental que o escritório conte com uma estrutura de proteção de dados que possa ser utilizada mesmo com cada colaborador trabalhando em locais diferentes;
- Carga horária: Trabalhar em casa não significa trabalhar mais horas, e ter um controle desses períodos, mesmo com a flexibilidade que os escritórios híbridos permitem, é essencial. Uma alternativa é estimular limites de períodos de uso dos sistemas da empresa para não sobrecarregar os colaboradores.
Gostou desse conteúdo?
Espero que ele tenha te ajudado a entender melhor sobre como funcionam os escritórios híbridos e quão benéfico ele pode ser para uma empresa nesse “novo normal” que estamos vivendo e com tantas tecnologias aliadas a favor.
Aqui na Express, já utilizávamos o modelo híbrido mesmo antes da pandemia e pretendemos mantê-lo.
