Emissão de Notas Fiscais: o passo a passo para você emiti-las de maneira prática e eficaz

Homem negro de cabelos crespos, sentado em sua mesa de trabalho calculando o valor das suas notas fiscais em uma calculadora. À sua frente está um computador branco e à direita deste um tablet branco.

A emissão de notas fiscais é um processo fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter ciência do assunto e realizar a emissão de forma correta é tão importante.

Ainda assim, muitos proprietários e gestores permanecem na zona de dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas fiscais e coisas básicas como a sua utilidade, os tipos existentes, etc.  

Por isso, preparamos a seguir um artigo capaz de te explicar esses conceitos básicos e te ensinar a emitir notas fiscais de maneira prática e eficaz.

O que são notas fiscais?


De forma bem resumida, as notas fiscais são os documentos responsáveis pela comprovação tributária de movimentações comerciais.

Ou seja, sempre que há a venda ou compra de um produto/serviço, há a obrigatoriedade de emissão de comprovante do produto vendido ou serviço prestado para fins de fiscalização.

Importância e necessidade da emissão de notas fiscais

Como dito anteriormente, é um documento de comprovação utilizado para fins legais (Isso explica a sua obrigatoriedade).

Logo, é extremamente importante para a contabilidade da sua empresa e o recolhimento de impostos.

Além disso, também é utilizado para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos fundamentais para o funcionamento adequado de uma corporação.

Entretanto, não é um documento obrigatório para todos os tipos de empreendedores.

Quando há exceção?

Se você faz parte do MEI (microempreendedor individual), só precisará emitir notas fiscais de forma obrigatória quando houver comercialização com pessoas jurídicas.

Entretanto, alguns microempreendedores ainda assim optam pela emissão de todas as movimentações comerciais, ainda que sejam referentes a pessoas físicas, para um melhor controle contábil.

Essa é a única exceção existente, e qualquer empreendedor que descumprir seus deveres tributários sofrerão as devidas punições legais, as quais serão descritas a seguir.

Quais as consequências da não emissão?

Por ser um comprovante tributário obrigatório, a não emissão de notas fiscais é configurada como crime.

Em casos mais graves os responsáveis respondem pelo crime de sonegação fiscal, como previsto na Lei 4.729/1965, que diz: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Logo, não pode haver alteração de valor ou omissão de movimentação, caso contrário, os impostos recolhidos não serão condizentes com as movimentações realizadas, beneficiando o empreendedor de forma ilegal.

Esse ato pode acarretar de seis meses a dois anos de detenção + multa.

Além disso, também há o crime conhecido como caixa 2, que pode acarretar até oito anos de detenção e diz respeito a outro caixa da empresa sem registro fiscal.

Assim, o dinheiro não é declarado e não há recolhimento de impostos, o que configura o crime.

Por fim, vale salientar a importância de agir legalmente para a sucessão do seu negócio. Não coloque em risco o seu sucesso em prol de benefícios indevidos. Opte sempre por agir na lei e da forma mais correta possível.  

Quais os tipos de notas fiscais existentes?

Como as notas fiscais servem para registrar a comercialização de diferentes produtos e serviços, há também a necessidade de diferenciar esses registros de acordo com as especificações de cada um.

Para isso, existem três tipos principais:

  • Nota Fiscal (NF): Este é o modelo mais usual e comum, pois representa a maior parte das comercializações realizadas. É utilizado para o registro de compra e venda de produtos e outras operações como remessa, importação e exportação, etc.  
  • Nota Fiscal de Serviços (NFS): diferente do modelo anterior, este é utilizado para o registro de serviços prestados.
  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC): este modelo substitui o cupom fiscal e é muito utilizado pelo varejo.  

Além disso, também existem dois tipos distintos de emissão

  • Impressa: é a emissão tradicional feita a partir do papel, tendo todas as informações preenchidas de forma manual.
  • Eletrônica: substitui as notas fiscais tradicionais de forma digital com a mesma validade jurídica a partir de um software específico. Assim, as informações são validadas, preenchidas e armazenadas de forma eletrônica.

Esse tipo é preferível tanto por parte dos empreendedores pela facilidade, como pela receita em prol do menor índice de sonegação.

Entretanto, é fundamental se ater à legislação do seu município, pois alguns ainda não aceitam esse modelo de nota fiscal e exigem a emissão tradicional.

Para a emissão tradicional, basta obter um talão de nota fiscal e preencher de forma manual. Mas, essa prática já é proibida para as empresas enquadradas no Simples Nacional, desde outubro de 2018, em alguns municípios. Por isso deve-se verificar a legislação pertinente a cada local em que o estabelecimento se encontra.

É importante se adaptar ao modelo eletrônico e entender o passo a passo para conseguir emitir notas fiscais dessa forma, pois a ideia do Fisco é não mais existir a emissão de notas manuais.

Passo a passo para a essa emissão de forma prática e eficaz.

01. Obter certificação digital

Para que a nota fiscal seja validada, assegurada e autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura virtual credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas brasileiras).

Após a compra do certificado, há a necessidade de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma autoridade de registro.

Após validação, será possível realizar o cadastro da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para uso.

02. Obter autorização de emissão

Com a certificação digital em mãos, é hora de adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de forma eletrônica.

Para isso, é necessário se ater ao tipo de nota fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas principais:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): contatar a Secretaria Estadual da Fazenda da localidade da sua empresa.
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): contatar a Secretaria Municipal de Finanças ou de Fazenda da localidade da sua empresa.  

03. Obter um software

Agora que você já possui a autorização, é hora de viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele:

  • Gratuito: são softwares públicos oferecidos pelo governo de forma gratuita, entretanto costumam apresentar algumas limitações.
  • Pago: a empresa paga por um software particular de emissão de notas capaz de ofertar diversas possibilidades não existentes nos gratuitos.

É importante se ater ao que é mais viável e benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em adquirir um software pago, a necessidade e a possibilidade.

Tendo, em vista os passos acima como padrões, ainda há etapas que os precedem caso você seja:

  • MEI: Antes de tudo, é necessário realizar um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua localidade. Assim, seu CNPJ será cadastrado como emissor e você poderá seguir normalmente os passos acima.
  • Pessoa Física: É necessário fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade para a emissão de nota fiscal de autônomo.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é, como funciona e quais os passos para realizar a emissão de notas fiscais de forma correta, basta colocar os passos acima em prática e agir de forma prudente e correta, mantendo-se sempre dentro da lei.

Entretanto, todos esses processos envolvem uma burocracia significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema. Por isso, é fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo, capazes de resolver essas e outras questões de forma responsável e assertiva.

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