Principais diferenças entre cancelamento, carta de correção e inutilização de cartas fiscais

Um teclado de computador com teclas azuis e uma única tecla em vermelho escrito: cancelado em inglês (cancel).

Empresas que emitem a Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e ou NFC-e, às vezes tem dúvidas quanto ao cancelamento ou inutilização das notas fiscais e até mesmo em que casos podem emitir a carta de correção. 

Então aqui vamos explicar um pouco sobre esses assuntos que acontecem com frequência na rotina de uma empresa que emite as essas notas eletrônicas. 

O que é Nota Fiscal Eletrônica? 

Para começar vamos explicar um pouco o que é a NF-e ou a NFC-e. 

A Nota Fiscal Eletrônica (conhecida como NF-e modelo 55) é emitida e armazenada eletronicamente, ela existe apenas de forma digital, e tem a finalidade de documentar operações e prestações, antes da ocorrência do fato gerador. Ela é assinada digitalmente com o certificado digital, garantindo assim a validade jurídica do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte. 

A NF-e é utilizada apenas pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS, ou seja, aqueles que possuem a inscrição estadual.

A NF-e não se confunde com o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e). O DANFE é apenas um documento físico, impresso, que representa graficamente a NF-e, enquanto a NF-e é o documento fiscal propriamente dito, com validade jurídica e existência exclusivamente digital (arquivo XML). O DANFE tem como objetivos, acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e e facilitar a consulta da NF-e.

Existe também a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor – Modelo 65) sendo destinada à Pessoa Física ou Jurídica que seja consumidor final, ou seja, que adquira mercadorias para seu próprio consumo e não para revenda.  Ela veio para substituir o cupom fiscal. 

A NFC-e tem as mesmas características da NF-e, porém não serve para todos os tipos de operações. 

A NF-e, diferentemente da NFC-e, é utilizada também para outras operações de compra e venda, incluindo devolução, transferência, remessa, aproveitamento de crédito, etc.

#Dica super importante:

A NF-E ou NFC-E não pode ser emita com data retroativa. O responsável pela empresa precisa ficar atento para não deixar de emitir as notas no mês do recebimento ou no prazo da operação. Caso utilize máquina de cartão para suas operações, tenha mais cuidado ainda, pois o FISCO fiscaliza essas operações passadas em máquinas de cartão. Isso serve para as notas de vendas, como também para as notas de serviços (notas cariocas por exemplo). 

#01. Cancelamento da NF-e ou NFC-e 

Toda NF-e ou NFC-e pode ser cancelada em caso de erro na emissão, desde que não tenha tido circulação da mercadoria. 

Mas o que se deve observar é o prazo limite para o cancelamento destas. 

Aqui no RJ por exemplo o prazo para o cancelamento da NF-e ou da NFC-e é de 24h, em outros estados, deverá ser verificado, pois para cada localidade é uma legislação diferente e podem possuir prazos específicos para o cancelamento. 

O cancelamento é feito no próprio sistema emissor da nota fiscal. 

E em que casos devo fazer o cancelamento de uma NF-e ou NFC-e? 

A NF-e ou NFC-e não tem como ser substituída, ou tão pouco pode ser modificada a qualquer momento, porque qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital após emitida, ou seja, assinada digitalmente e enviada para a SEFAZ o único modo de corrigir a mesma é cancelado a nota, ou então em alguns casos emitindo uma carta de correção. 

A carta de correção é uma forma de corrigir alguns erros da nota eletrônica já emitida. Porém nem todas as informações da nota poderá ser utiliza a carta de correção para corrigi-la. E para esses casos que não é possível a correção com a carta de correção é aconselhável o cancelamento da mesma e a emissão de uma nova. 

Mas e quando passar o prazo do cancelamento da nota, ainda posso cancelar essa nota fiscal? 

Pode sim. Porém deverá ser aberto um processo de “cancelamento extemporâneo” no SEFAZ do estado da empresa, onde será solicitado ao órgão o cancelamento fora do prazo da nota fiscal em questão. 

Em alguns estados como no RJ por exemplo, já está sendo permitido fazer esse tipo de cancelamento extemporâneo através da internet em site específico disponibilizado pelo SEFAZ, basta acessar com o certificado digital e solicitar abertura de processo de cancelamento de nota. Em alguns estados é obrigatório pagamento de taxa para esse tipo de serviço. Então antes de fazer um cancelamento extemporâneo deverá verificar como funciona no seu estado, quais documentos precisará apresentar, e se deverá ser feito pagamento de taxa antes da abertura do processo. 

#02. Carta de Correção

Anteriormente citamos que em alguns casos poderemos utilizar a carta de correção para notas emitidas com erros, então vamos falar um pouco sobre ela também…  

A carta de correção eletrônica (CC-e), também é um arquivo XML assim como a NF-e, e não promove nenhum tipo de alteração no arquivo XML da NF-e emitida. Ela funciona como um documento adicional que esclarece em formato de texto as correções relativas à nota referenciada. O único objetivo da carta de correção é corrigir algumas informações simples da NF-e, informando quais campos deverão ser corrigidos com a informação contida nela. 

A CC-e somente será usada para corrigir erros que sejam relacionados com:

  • CFOP – Código Fiscal de Operação, desde que não mude a natureza dos impostos;
  • Descrição da Mercadoria;
  • Códigos Fiscais – Código de Situação Tributária (desde que não altere valores fiscais);
  • Peso, Volume, Acondicionamento, desde que não interfira na quantidade faturada do produto;
  • Dados do Transportador – Endereço do destinatário (desde que não na sua totalidade);
  • Razão Social do Destinatário (desde que não altere por completo);
  • Omissão ou Erro na Fundamentação Legal que Amparou a Saída com algum Benefício Fiscal, ou Operação que Contemple a sua Necessidade (dados adicionais);
  • Inserir ou alterar dados adicionais na nota fiscal, como por exemplo, transportadora para redespacho, nome do vendedor, pedido do cliente, até mesmo trocar um fundamento legal mencionado indevidamente.

Não pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica: 

  • Valores fiscais que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; para estas situações se faz necessário a emissão de nota fiscal complementar de imposto;
  • Correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário, ou descrição da mercadoria que altere a alíquota do imposto;
  • Data de emissão ou de saída, pois o fisco pode entender que a alteração da data de emissão pode ter o objetivo de reaproveitar a mesma em outras entregas;
  • Destaque de Impostos ou quaisquer outros dados que alterem o Cálculo ou a Operação do Imposto;

A CC-e também possuí prazo. Deve ser transmitida até 720 horas (30 dias) a partir da autorização de uso da NF-e que será corrigida (verificar se no seu estado também é esse prazo). Ela somente poderá ser transmitida para uma NF-e autorizada, pois não é possível corrigir uma NF-e cancelada.

A CC-e deverá ser utilizada em último caso, e deverá ter muita atenção ao fazê-la, para evitar possíveis interpretações que possam prejudicar a empresa por parte do SEFAZ. 

#03. Inutilização da numeração de nota fiscal 

A inutilização, nada mais é a não utilização de alguma numeração da nota fiscal. 

Toda nota fiscal ao ser emitida segue uma ordem cronológica, ou seja por data, seguido de uma ordem numérica. 

Para cada numeração não utilizada ou pulada, deverá ser feito a inutilização daquela numeração. 

Exemplo: Emiti a NF-e número 506 no dia 23/02/2021, no dia seguinte ao invés de continuar e emitir a nota de número 507, o sistema pulou e emitiu a partir da 508, e eu só me dei conta no dia 03/03/2021. Essa numeração 507 então deverá ser inutilizada no SEFAZ. 

A inutilização é a informação ao SEFAZ de que uma numeração não foi utilizada, por algum motivo, podendo ser quebra de sequência de nota ou por rejeição de nota por conter erros impeditivos para o envio que não possa ser corrigida.

Conclusão

Agora que já sabe a diferença entre o Cancelamento, a Carta de correção e a Inutilização nas notas fiscais, fique atento na emissão das suas notas e tente escolher a melhor forma para resolver os problemas na sua emissão, evitando assim ter problemas futuros com o Fisco. 

Sobre a Express CTB

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